Desi van Dijk:
Al jaren helpt GroupMapping organisaties om grip te krijgen op complexe processen. Zo ook rondom het thema inhuur. Door met de juiste mensen het gesprek te voeren en keuzes te maken, maken we de stap van ad-hoc beslissingen naar strategische en bewuste inhuur. Met inzicht, draagvlak en een praktische toolkit brengen we de regie terug in de organisatie.
Inhuur van personeel, specialisten en bureaus is tegenwoordig onmisbaar. En maar goed ook, want organisaties hebben steeds meer te maken met complexe projecten en toegang nodig tot specialistische kennis. Daarnaast verandert de arbeidsmarkt en is er meer behoefte aan flexibiliteit. Ook zien we dat regie op het inhuurproces verloren gaat door de hectiek van de dagelijkse waan en de omvang van organisaties. Krijg je als organisatie wél grip op dit proces, dan beweeg je van ad-hoc beslissingen naar strategisch and bewust inhuren. Dat zorgt voor structuur, inzicht, bewuste keuzes en kostenbesparing.
In 2024 heeft GroupMapping een groot drinkwaterbedrijf ondersteund om meer grip te krijgen op het inhuurproces. De vraag? Het ontwerpen van een doordacht proces waardoor de organisatie beter inzicht krijgt in de inhuur met een tool die ondersteunend werkt om bewuste keuzes te maken. Het eindproduct is een toolkit die managers en medewerkers helpt om keuzes te maken rondom inhuur. Hiermee krijgen zij inzicht in de verschillende definities, opties, maar ook de richtlijnen en het beleid die er voor elke situatie zijn. Het resultaat? Het terugwinnen van de regie op dit onderwerp en de beweging naar strategisch inhuurbeleid.
Niets is zo frustrerend als het gevoel dat je geen grip meer hebt over je processen. Zaken lopen langs elkaar heen en beslissingen worden snel en met weinig afweging genomen. Het zorgt voor onduidelijkheid in de organisatie en ook voor risico’s. Kosten lopen snel op en het wiel wordt meermaals opnieuw uitgevonden. Naast dat het overzicht kwijtraakt en kosten snel kunnen oplopen, kan het ook voelen als gebrek aan transparantie, wat leidt tot frustratie bij managers of medewerkers. Kortom, redenen om het niet zover te laten komen.
Een vraag die we vaak horen is “Maar waar begin je dan?”
De eerste stap is in kaart brengen wie allemaal met het vraagstuk te maken hebben. Dit zijn bijvoorbeeld de inhurende managers, legal en afdelingen zoals inkoop. Alleen door met de juiste mensen het juiste gesprek te voeren, goed te luisteren en samen keuzes te maken, ontstaat er draagvlak voor de veranderingen die nodig zijn. Een belangrijk onderdeel daarvan is samen helder krijgen: wat verstaan we precies onder inhuur? En wat juist niet? Zonder die gezamenlijke definitie ontstaat verwarring. Door die begrippen te verhelderen creëer je duidelijkheid en uniformiteit.
Daarna is het belangrijk om samen inzicht te krijgen in het gehele proces en daar met elkaar invulling aan te geven. Dit kan uiteenlopen van het schrijven van het beleid, het doorlopen van alle systemische processen, maar ook het leveranciersportfolio en de partners waarmee gewerkt wordt. De beslissingen die in deze fase worden gemaakt, kun je niet los van elkaar zien. Individuele keuzes beïnvloeden namelijk het geheel en echte verandering ontstaat pas als iedereen meedoet. Zo worden veranderingen niet alleen bedacht, maar ook gedragen en gerealiseerd. GroupMapping helpt organisaties om deze verbinding tot stand te brengen.
Maar hoe neem je iedereen mee in de keuzes die zijn gemaakt en zorg je dat alle kennis goed is geborgd én vindbaar is? Hiervoor hebben we destijds een praktische (online) toolkit ontwikkeld. Teammanagers of medewerkers worden aan de hand van hun specifieke situatie door de toolkit geleid. Via stellingen en vragen bepalen zij hun ideale aanpak en vinden ondertussen de opgestelde definities en beleidsrichtlijnen die op de desbetreffende situatie van toepassing zijn.Zo krijgen managers en medewerkers die met inhuurvraagstukken te maken hebben inzicht en concrete handvatten om de juiste beslissing te nemen binnen het gezamenlijke kader.
Een organisatie die niet afhankelijk is van ad-hoc beslissingen of losse individuele keuzes, maar waarin iedereen vanuit hetzelfde begrip en met dezelfde uitgangspunten werkt. Zo heb je als organisatie weer grip op inhuur en pak je de regie weer terug.
