Call us Email us

Samenwerken aan samenwerken - een terugblik

De afgelopen weken hebben we 5 online Collaborative Community Events georganiseerd waarin we hebben samengewerkt aan samenwerken. In de eerste sessies ging het vooral over de nieuwe werkelijkheid: hoe werk je online samen? Daarna ging het over de tools en over de vraag of Zoom beter is dan Teams en of je Mural moet gebruiken of Miro? Ook hebben we het gehad over de vraag hoe je zorgt voor verbinding als je niet fysiek bij elkaar bent. Wat opviel was hoe snel we de diepte in konden gaan met de deelnemers en hoe we (ondanks de fysieke afstand) dicht bij elkaar waren, connectie maakten. Dit zorgde voor een stevige basis voor goede gesprekken en nieuwe ontmoetingen.

Samenwerken aan samenwerken - een terugblik

Waarom werkt het wat we doen? Hoe hebben we deze events gevormd? Waar zijn we zo trots op dat we denken dat jij er van kan leren?

Ons eerste online event in deze serie hebben we in 3 dagen opgetuigd. En dat event was niet perfect. En dat was een deel van de kracht. We faciliteerden, voerden een gesprek en gaven 45 mensen een stem in een zoektocht: hoe geef ik samenwerking online vorm? We wisselden ervaringen uit, we testen met elkaar wat wel werkte en wat niet, we wisselden tips uit. We werkten samen aan samenwerken. We ontwikkelden een basis, waar we nu op door bouwen. We leerden en pasten daarbij de lessen uit onze fysieke events toe, onderverdeeld in drie fases: Voorbereiding, Uitvoering, Follow-up

1.       Zorg voor een gedegen voorbereiding: ontwerp het proces wat je gaat doorlopen, met welke mensen je dit gaat doen, welke inhoud je inbrengt en hoe je de virtuele ‘ruimte’ op een goede manier gaat gebruiken. Neem hier echt de tijd voor, bepaalt waar je met elkaar naar toe werkt: wat zijn de doelen? Wat is de scope? Welke concrete resultaten willen we bereiken? Bepaal hoe je wilt gaan werken. Wissel het delen in de grote groep af met het werken in kleinere subgroepjes. Houd het dynamisch door geregeld te wisselen en te timeboxen. De speeddate (5 minuten kennismaken met 3 mensen) en de werkrondes (15 minuten met 8 mensen over een onderwerp de diepte in) hebben een vaste plek in onze online events. Houd het zo dicht mogelijk bij de ‘echte wereld’: we heten iedereen welkom die binnenkomt, en zwaaien we iedereen uit. Omdat we dat in de echte wereld ook doen. Als je ook nog zorgt dat er een aansprekende uitnodiging is en (fysiek) materialen laat afleveren bij de deelnemers dan ben je good to go. O ja, doorlooptijd voor voorbereiding is cruciaal: sommige dingen hebben nu eenmaal tijd nodig. 

2.       Zorg voor een hele strakke uitvoering: afgelopen week zei ik het weer – je moet bij online facilitatie terug naar de basics-van-de-basics. Dus zorg dat je extra goed voorbereid bent en dat je alles een keer getest hebt. Zorg dat het werkt: zet de stoelen nog even recht bij wijze van spreken. In de sessie zelf is rust een belangrijke factor. In de eerste sessie kreeg ik terug een “tsunami” aan woorden te gebruiken in het begin, waardoor de eerste zinnen niet goed te volgen waren. Mijn enthousiasme won het, weer. Rust zit niet alleen in de manier waarop je praat – het zit ook in de tijd die je neemt tussen onderwerpen. Een korte adempauze in een verhaal, een pauze in een langere sessie zorgen ervoor dat men er bij blijft. Vergelijk het met de witte vlakken van een schilderij. De kracht van de slimme stilte. Rust betekent ook dat je zelf georganiseerd bent. Mijn bureau is leeg bij een sessie (met uitzondering van een pen en een stapeltje A4-tjes, die er liggen omdat ik ze gebruik), ik zit recht en zorg dat ik kan focussen. Voor de deelnemers is het fijn als er een check-in is, waar ze zelf de ruimte hebben om iets te vertellen, wijs ze wel even aan. Dat voorkomt het op elkaar wachten. Voor de duidelijkheid is het handig om aan te geven wat er gaat gebeuren, dat het aan het gebeuren is en dat het gebeurt is. Kortom: terug naar de basics-van-de-basics.

3.       Zorg voor een goede follow up: en zorg dat je hierop voorbereid bent. Een sessie, een serie sessies, een combinatie van digitale en fysieke sessies: je doet alles met een reden. Een doelstelling, iets wat je wilt bereiken. Begin met het einde als beginpunt: waar werken we eigenlijk naar toe? Kijk daarbij naar de 4 pijlers: proces, mens, inhoud, ruimte zoals beschreven in punt 1. Bij het vormgeven van de follow up kun je jezelf vragen stellen: Hoe ga ik de doelen bereiken? Hoe ziet dat eruit? Hoe zorg ik dat ik de input heb? Wat gaan we doen met de output? Voor wie is dat belangrijk? Waar hebben de deelnemers het meeste aan? Hoe gaat het verder met de output na de sessie? In de events die we doen is de output input voor het volgende event. Zo bouwen we door op de collectieve kennis en ervaring en werken we echt samen aan samenwerken.

En op het moment dat we gewend zijn aan het digitaal samenwerken (over een paar weken), dan zouden we zomaar terug kunnen gaan naar een combinatie van fysiek en digitaal werken. Als je je afvraagt: “Hoe zorg ik er voor dat je het beste van beide werelden gebruikt om die uitdaging binnen de kortste keren als business as usual te zien?” lees dan dit verhaal nog een keer. 

 

Subscribe to our newsletter

* indicates required