Call us Email us

Online - voor het 'echie'

Midden juni was het dan zover, een online event met meer dan 100 deelnemers. En dat allemaal digitaal via Microsoft Teams. Hoe we dit hebben aangepakt?


De Uitdaging

De Gemeente Den Haag heeft in de voorbije jaren het Wmo Voorspelmodel ontwikkeld. Het Wmo Voorspelmodel voorspelt per wijk hoeveel gebruik gemaakt gaat worden van de Wmo (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). In 2019 organiseerde de Gemeente Den Haag een event rondom het Voorspelmodel, om zo de kennis te delen en feedback op te halen uit andere gemeentes. Dit jaar, met het coronavirus als spelbreker, moest het event op een digitale manier plaatsvinden. Daar vond een heuglijk moment plaats: het Wmo Voorspelmodel werd officieel overhandigd van de Gemeente Den Haag aan de VNG. En dat alles in slechts 3 uur tijd!

 

Hoe hebben wij geholpen?

Wij hebben geholpen bij het ontwerpen en faciliteren van het online event. Daarbij hebben we samen met de Gemeente Den Haag en de VNG een platform opgericht via Microsoft Teams. Dit platform vormde de basis voor het online event en zorgt voor kennisborging op de lange termijn. Door informatie vooraf op het platform beschikbaar te stellen, zijn we in staat geweest om tijdens het online event het gesprek aan te gaan met de deelnemers in verschillende break-outs. Wat daarbij ook zeker heeft geholpen is het gebruiken van de Eventbox. De Eventbox is een box met daarin een welkomstkaart, een versnapering, een papiertje om op te tekenen en 3 energizers. Hierdoor brachten we een fysiek element aan de verder digitale sessie. 

Een ander belangrijke succesfactor is het zorgvuldig voorbereiden. Waar een goede voorbereiding altijd een belangrijk onderdeel is van een event, voor online events is dit nog belangrijker. De voorbereiding zat hem onder andere in:

  • het technisch klaarzetten van de goede omgevingen (met back-up!)
  • het technisch informeren van deelnemers (handleiding en inloopspreekuur)
  • vooraf informeren en aanhaken van de deelnemers
  • uitgebreid draaiboek voor de dag (tot in detail)
  • verzorgen van 'ruimtes' om mensen achteraf samen verder te laten praten (net als fysiek)

 

Het resultaat

Het resultaat liegt er niet om. Tijdens het event waren meer dan 100 deelnemers aanwezig vanuit 70 gemeentes, dus uit het hele land. Door middel van een enquete was het mogelijk om direct na de afsluiting de mening van de deelnemers te meten;

  • de inhoud werd met een 4.1/5 beoordeeld
  • de organisatie werd met een 4.7/5 beoordeeld

Wij zijn heel trots om samen met de Gemeente Den Haag en de VNG het Wmo Voorspelmodel online event te organiseren. En als afsluiter willen we nog een opmerking van de deelnemers delen:

 

"Grote klasse! Misschien zelfs wel beter dan een fysiek event!"

Subscribe to our newsletter

* indicates required