Call us Email us

Groepsdynamica in virtuele workshops

Het is al lastig genoeg om groepen goed te ‘lezen’ tijdens een workshop waarbij mensen fysiek samen in dezelfde ruimte zitten, hoe doe je dat als je deelnemers allemaal thuis achter een camera zitten? In dit stuk geeft Tom zes praktische tips hoe je om kan gaan met de groepsdynamica in virtuele workshops.

 

Het goed en efficiënt gebruiken van alle beschikbare technische ondersteuning (de zogenaamde ‘tools’) is een grote uitdaging. Een nog grotere uitdaging is misschien wel de verandering in de manier van samenwerken. Het groepsproces verandert in een digitale omgeving. Hoe kunnen we nieuwe ideeën laten ontstaan? Hoe worden conflicten opgelost? Hoe nemen we besluiten?

Waar kan je op letten tijdens een virtuele workshop en tips om hier mee om te gaan?

 

 Non-verbale communicatie

Als groepen online samenwerken missen ze de non-verbale signalen. Zit iemand instemmend te knikken of fronst de projectleider zijn wenkbrauwen na een opmerking? Als de communicatie via schermen verloopt ontstaat er meer anonimiteit tussen de groepsleden. Dit zorgt ervoor dat de groepscohesie naar beneden gaan. Daarnaast neemt het gevoel van vertrouwen binnen de groep af. Mensen voelen zich minder verbonden met de groep, wat de samenwerking niet ten goede komt.

 Tip 1: Hou het proces en de inhoud van de virtuele workshop van elkaar gescheiden

Het is bijna onmogelijk om binnen een virtuele omgeving én het proces te begeleiden én inhoudelijk mee te discussiëren. Door het inzetten van een getrainde facilitator voorkom je dit probleem. Het vooraf ontworpen proces wordt doorlopen en de facilitator kan inspelen op wat er tijdens de meeting gebeurt op het gebied van non-verbale communicatie en hierop in spelen als dat nodig is. Het is natuurlijk wel belangrijk om ook de volgende tips in acht te nemen!

 Tip 2: Camera’s aan!

Het is aan te raden om de camera’s tijdens de hele workshop aan te laten. Iedereen kan elkaar zien en dit maakt het veel makkelijker om elkaars gelaatsuitdrukkingen te zien en het gevoel van afstand te verkleinen.

 

Conflicten

In virtuele teams kunnen conflicten makkelijker escaleren of juist uit de weg gegaan worden. Door het gebrek aan signalen binnen de groep (zowel verbaal als non-verbaal) kunnen omstandigheden verkeerd geïnterpreteerd worden. Aan de andere kant komen sommige conflicten in het geheel niet meer naar boven omdat de aanleiding voor deze conflicten er niet meer is of omdat mensen het niet de moeite vinden om er over te beginnen.

 Tip 3: Evalueer tussentijds met de deelnemersgroep: de check-in

Een facilitator die het proces begeleidt staat objectief tegenover conflicten, want hij/zij heeft geen emotionele connectie met de inhoud. Daarnaast kan een ‘onpartijdige’ facilitator vanuit een positieve intentie een onderzoekende houding aannemen. Op deze manier worden de verschillende interpretaties en perspectieven getoetst. De facilitator kan de deelnemers aan sporen dit ook te doen. Doe korte evaluaties met het team en vraag dan ook echt door.

 

Informele gesprekken

In een virtueel team missen collega’s de informele gesprekken: het gesprek bij de koffieautomaat. Als een team op dezelfde locatie werkt, lopen collega’s even bij elkaar langs, of gaan samen lunchen. Dit soort korte ontmoetingen kunnen belangrijk zijn als ‘trigger’ om nét dat ene idee even kort te bespreken, of een beginnend conflict op te lossen. Hoe kun je als facilitator dit soort dynamiek creëren in een virtueel team?

 Tip 4: Plan ‘kletsmomenten’ in je workshop

Er zijn verschillende vormen mogelijk om deze korte overlegmomenten te simuleren en te stimuleren. Je kunt zogenaamde ‘check-in’s’ inbouwen (“hoe gaat het met iedereen?”, check deze website voor extra informatie: https://www.deepdemocracy.nl/over-deep-democracy/tools-en-methodiek).

Bouw bewust pauzes in tijdens het digitaal samenwerken waarin mensen ‘gewoon’ met elkaar kunnen praten. Het openstellen van de digitale omgeving voordat de workshop van start gaat (een digitale inloop), het organiseren van een gezamenlijke digitale lunch of aan het einde van de meeting nog even napraten met elkaar, zijn dit zulke ‘kletsmomenten’.

 Tip 5: Spreek van tevoren af wanneer vragen gesteld kunnen worden en wanneer informatie gedeeld wordt

In korte tijd zullen de teamleden moeten leren om meer assertief te zijn en in te schatten welke momenten van belang zijn zodat ze aanvoelen wanneer vragen gesteld kunnen en moeten worden. Het is van essentieel belang dat mensen hun ideeën en kennis gebruiken om de groep verder te helpen. Bespreek vooraf hoe jullie met vragen om willen gaan, zodat het proces niet onnodig vaak onderbroken wordt. Je kan vragen stellen via een chatfunctie, afspreken dat je je hand opsteekt of een via een ander digitaal kanaal de vragen verzamelen.

 

Gebrek aan betrokkenheid

Gebrek aan betrokkenheid ligt bij een virtueel team op de loer. Als de groepsleden elkaar niet goed kennen, elkaar voor het eerst ontmoeten in een virtuele omgeving of een afstand voelen tot elkaar, zullen leden minder investeren in het groepsproces.

 Tip 6: Een goed doordachte workshopagenda is van essentieel belang

Maak het virtueel werken aantrekkelijk door te investeren in een goed ontwerp van de agenda en het proces van samenwerken. Hou de aandacht van de deelnemers vast door voldoende afwisseling in de agenda in te bouwen.

Als je veel deelnemers zijn is het verstandig om bepaalde taken of opdrachten in kleinere teams uit te voeren (zogenaamde break-outs). De kans dat mensen een persoonlijke band met elkaar opbouwen is dan veel groter.

Ten slotte is het maken van tastbare en concrete uitkomsten én het definiëren van haalbare doelen belangrijk voor een team. Het visualiseert de voortgang, zal de leden motiveren en verhoogt het groepsgevoel!

 

Ben benieuwd wat jullie vinden van deze tips en of er nog meer tips zijn om op een goede manier om te gaan met de groepsdynamica binnen virtuele teams! Stuur me zeker een persoonlijk bericht als je jouw ervaring wilt delen!

 

Tom Vuorinen is socioloog en facilitator bij GroupMapping met een passie voor groepsdynamica. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring met het ontwerpen en uitvoeren van grote groepsinterventies. Hij is gek op samenwerkingsmodellen, waarin transformatie en transactie (mens en inhoud) met elkaar een verhouding aangaan.

De scribe is gemaakt door Gertjan Kleine

Subscribe to our newsletter

* indicates required