Er gaat iets veranderen binnen je organisatie. Veel mensen worden hierdoor geraakt, dus je wilt iedereen goed meenemen in wat er staat te gebeuren: Waarom doen we dit? Welke consequenties zijn er, en voor wie? Wat hebben we nodig om dit samen tot een succes te maken?
Je zou willen dat iedereen actief bijdraagt aan de verandering, in plaats van zich met hakken in het zand te verzetten of afwachtend te kijken vanaf de zijlijn. Samen bouwen aan een plan om de verandering vorm te geven, zodat het voor iedereen begrijpelijk en behapbaar is en blijft. Maar dat lijkt onhaalbaar. Het gaat om honderden mensen, die allemaal al enorm druk zijn met hun eigen dagelijkse werk. En op losse flarden feedback waar vervolgens niks mee wordt gedaan zit je al helemaal niet te wachten… Hoe dan wel?
Deze vraag viel onlangs bij ons op de deurmat, vanuit een netbeheerder die aan de vooravond van een verandering in hun organisatiestructuur staat. Benieuwd hoe we dit samen met hen hebben aangepakt?
- We hebben een groep van 90 afgevaardigden vanuit alle afdelingen die door de verandering worden geraakt uitgenodigd om twee dagen lang mee te denken over de verandering;
- Deze groep heeft de verandering doorleefd: we hebben veel tijd besteed aan het begrijpen van ‘het waarom’ van de verandering, en de specifieke gebieden waar de grootste verschuivingen plaatsvinden;
- We hebben de verandering getoetst en getest. Dit deden we door er vanuit verschillende perspectieven - rollen en scenario’s - aan te schudden en tegenaan te schoppen. Blijft het dan overeind? Hebben we overal over nagedacht?
- Dat bleek (nog) niet het geval: er waren maar liefst 139 open eindjes. 139 vragen, zorgen of ideeën waar we iets mee moeten om de verandering succesvol te maken. Werk aan de winkel!
- De open eindjes werden verdeeld in logische categorieën, waarover de groep zichzelf verdeelde. Het doel? Binnen een dag alle open eindjes omzetten naar besluiten, antwoorden of concrete acties. Waar nodig werden ze real time getoetst met andere afdelingen of leidinggevenden en werd er een integratieslag gedaan. Dat leek erg ambitieus, maar…
- Vóór de geplande eindtijd van de sessie sloeg de gong – het teken dat er weer een open eindje was afgewerkt – 139 keer. Er werden die dag 69 antwoorden geformuleerd, 17 besluiten genomen en 81 acties gedefinieerd. Wat een prestatie! Daarnaast liep de groep ook naar buiten met communicatiemateriaal als hulpmiddel om het verhaal aan de rest van hun team te kunnen doen;
- Het proces beviel zo goed dat we de komende tijd maandelijks nieuwe open eindjes rondom deze verandering ophalen, bespreken en wegwerken. Vanuit het principe: wie het weet bepaalt.
Dus hoe doorleef en toets je een verandering met honderden mensen? Door slim gebruik te maken van afgevaardigden die daarna ambassadeurs zijn. Door er samen vanuit alle relevante invalshoeken kritisch en realistisch naar te kijken. Door een schaalbaar proces in te richten voor het ophalen en afhandelen van vragen, zorgen en ideeën. En bovenal door een omgeving te creëren waarin mensen een open gesprek voeren over de verandering en wat dit voor hen betekent.