Adoptie Microsoft Office 365
Adoptieprogramma Microsoft Office 365
De uitdaging
De adoptie van Microsoft Office 365 als geheel bij alle informatiemedewerkers binnen BAM Bouw & Vastgoed NL.
"Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe tool wordt omarmd en gebruikt zonder dat daar harde regels voor zijn?"
Hoe hebben wij geholpen?
We hebben geholpen middels het opzetten van een Office 365 Adoptieprogramma. Het Office 365 Adoptieprogramma is een gezamenlijk (stuurgroep en kernteam) ontworpen aanpak. Omdat het bedrijf uit verschillende bedrijfsonderdelen bestaat, hebben we besloten om geen centrale aanpak te hanteren. In plaats van een centrale aanpak, zijn we gaan werken met een centraal uitgangspunt waarin ruimte is voor bedrijfsspecifieke behoeftes.
De aanpak kende verschillende fases; allereerst een gesprek tussen de projectleider en de directie van het bedrijfsonderdeel, vervolgens een workshop met een dwarsdoorsnede van het bedrijfsonderdeel en leden van het projectteam en tot slot een Office 365 training op maat voor het bedrijfsonderdeel. Zo wordt elk bedrijfonsderdeel naar wens getraind. Geen patatsnijder en over dezelfde training, maar een bedrijfsspecifieke invulling omdat elk bedrijfsonderdeel uniek is.
Binnen de programma’s van elk bedrijfsonderdeel hebben we nog een belangrijke beslissing genomen – de training gaat niet over alle functionaliteiten van Office 365, maar over hoe Office 365 de werknemer kan ondersteunen. Dit fundamentele verschil zorgt voor een focus op de mens in plaats van de tool.
Het belangrijkste onderdeel van het Office 365 Adoptieprogramma zijn de ambassadeurs. Binnen elk bedrijfsonderdeel zijn slechts een deel van de mensen getraind – de ambassadeurs. Zij zijn zorgvuldig geselecteerd en zijn binnen het bedrijfsonderdeel het aanspreekpunt voor Office 365 vragen. Hiervoor is bewust gekozen omdat binnen de bedrijfsonderdelen de lijnen naar directe collega’s vele malen korter zijn. Let op: zorg als projectteam voor nazorg en ondersteuning van de ambassadeurs middels een veelzijdig aanbod. Zodoende zijn zij gesterkt om de kennis verder de organisatie in te brengen.
Het resultaat
Helaas is het eindresultaat nog niet meetbaar vanwege het tijdelijk stopzetten van het project door de Corona-crisis. Het project was in de laatste fase gekomen, waarin er nog een aantal bedrijfsonderdelen getraind gingen worden. Wij durven wel te stellen dat het Office 365 Adoptieprogramma positief is ontvangen door de bedrijfsonderdelen, ook volgens de opdrachtgever kwam dit onder meer door het feit dat we de bedrijfsonderdelen deel hebben gemaakt van het ontwerp en de duidelijke communicatie.
Over de organisatie
BAM Bouw en Vastgoed Nederland bundelt de activiteiten van BAM in Nederland op het gebied van utiliteitsbouw, installatietechniek, woningbouw en gebieds- en vastgoedontwikkeling. In al deze sectoren bekleedt zij een toonaangevende marktpositie via sterke landelijk opererende ondernemingen. Met 9000 werknemers verspreid over verschillende bedrijfsonderdelen behalen ze een omzet van rond de €2,1 miljard per jaar.
